子どもがいるご家庭の皆様、学校からの連絡、うまくさばけてますか？
一人分でも大変なのに
我が家は中学生1名、小学生1名がいるのですが、まあカオスです。
大きく課題を挙げるとしたら下記な感じ。
- 行事日程がコロコロ変わる
- 一つの連絡（メールやプリント）に、行事の話も連絡事項もタスクも混じっていていて見逃しやすい
一つ一つ課題を掘り下げながら、我が家の解決方法について触れていきたいと思います。
課題
行事日程がコロコロ変わる
学級閉鎖や天気の影響でよく変わるのが大変。しかも兄弟でバラバラだったりするとさらにカオス。 同じ学校だと「運動会」と言えば同じ日だったけど学校が別だと日付がずれたりする。用意するものも変わるので行事が近くなると両方の連絡を見返す必要があるのだが、その情報は大体数週間前に来てたりするので探す作業が必要になりがち。
一つの連絡（メールやプリント）に詰め込みすぎ
これが一番厄介なのですが、大体一つの連絡に色々詰め込んでありがち。
行事の話も連絡事項もタスクも混じっていていて見逃しやすいのです。うちの場合はメールでの連絡がメインなのですが例えば先日来た学校からの連絡はこんな感じ。
タイトル：新しいご連絡
内容：
●授業補助ツール利用料金についてのお知らせ
~~~~詳細~~~~~●オプション試験申込みは明日16時まで
~~~~詳細~~~~~●自転車通学の人向け講習
~~~~詳細~~~~~●遠足写真
~~~~詳細~~~~~
これをみているだけでタスクと連絡事項とイベントとタスクが織り混ざっているのがわかると思います。
「あれ、あのツールの値段っていくらだっけ」って思った時とか、あのイベントいつだっけとかなったとき、過去の連絡を一つ一つ見返さないといけなくなりますよね。
これが非常にめんどい。
というわけで、それらを要素として分解し、分類し、家族で共有する場を作ることにしました。夫にも「あれなんだっけ。」って聞かれた時「見てくれ」と言えるしね。
フローとストックの使い分け
メールでの連絡はタイムリーに情報が受け取れるていいのですが、埋没しがち。同時に分類保存も大事だと考えます。
これはフローとストックの考え方で、この違いを考慮することで、さらに効率的な情報管理が可能になります。
情報のフローとは、継続的に更新される情報やタスクの進捗状況など、流れていく情報のことで、一方、情報のストックとは、過去の連絡事項や年間行事予定など、都度参照することがあり、定期的に見直す必要がある情報のことです。
メールはフローとして活用しながら、今回紹介する方法はストックとして機能するものとして説明したいと思います。
情報をまとめる場所を作成！
さて、私は大好きなNotionを使いました。過去何度も記事に出ているので私のNotion愛は伝わってきているかと思います。
記事の最後に今回紹介する私が作ったページをテンプレートにしたものを置いておきます。
Notionとは何かを簡単に説明すると、ノート、データベース、タスク管理などが一元化されたオールインワンの情報管理ツールです。個人や家族、チームでの共有も可能で、柔軟なカスタマイズが魅力です。 Notionのアカウトをまだお持ちでない方はこちらのリンク先から作成してください。
ではいっつも情報埋没しがちな私が作った、学校からの連絡管理Notionについてご紹介です！ 特徴は下記のイメージです。
- 情報をタイプごとに分類している。
- 消化していく情報（タスクやイベントなど）と残しておくもの（学校のルールや年間行事予定など）を分けてアクセスしやすくしている。
- 兄弟でまとめてでも分けてでも両方でも見えるようにしている。
まずこちらがファーストビューです。
それぞれエリアについて説明します。
カテゴリ 学校からの連絡の種類別に分かれています。開くとこんな感じでそれに当てはまる情報が見れるようになります。各ページをクリックすると詳細の記載があります。
タスク
締切が設定されているタスクが出てきます。子ども別で出るようになっています。終了ボタンを押すと完了してリストから消えます。 それでは、Notionを使って学校からの連絡を整理する方法を見ていきましょう。連絡事項
学校から来ている最新10件の連絡事項です。
次は下部のページです。
資料
年間を通じて必要になる情報です。行事予定表など入れます。カレンダー
イベントの日程をプロットします。子どもごとに切り替えもできます。
さらにスクロールすると、すべての情報の元となる情報があります。
実は上で分類したものは全部ここの資料データベースにあるもので、TAGを指定することで自動的に上記に分類されるようになっています。
では私がやっている登録の流れです。学校からの新しい連絡事項が入ってくる度に実施しています。
- 学校から連絡を受け取る
- その中にある情報を分類する
さっきの例だと「授業補助ツール利用料金について」は学校の規定、「オプション試験申込み」はタスク、「自転車通学の人向け講習」はイベントみたいな感じです。遠足の写真は写真アプリに保存ですね！ - それぞれをNotionに起票
上部にボタンが設置してあるので、必要に応じてポチッとすると、最低限の情報を付加させてページが作成されます。
- ボタンを押してできたページにTAGなどを選びます。開催日は、イベントであれば開催日を記入すると自動的にカレンダーにプロットされます。タスクであれば締め切りを書いておくと締切日として認識できます。
- ページの中に連絡事項詳細を入力しておくと良きですね。
私はこれを夫と子ども達と共有しています。 過去の連絡事項や参考資料を、それぞれが必要なときに簡単にアクセスできるようになりました。これはモバイルデバイスでも見れるので場所も選びません。 子どもには閲覧権限のみをつけているので、間違った操作をされないようにもしています。この辺が細かくできるのもNotionのいいところ。。。
以上が、我が家の学校からの連絡内容を整理する方法でした。これを実践することで、学校生活に関する情報が一目で分かり、タスクの漏れも防ぐことができるようになってきました。
実際データを溜め込む場所は「書類」データベース一つで、ビューで切り口ごとに出し分けているだけなので、あっちこっちに登録する手間がないのが肝なのです。自分が欲しいアプリを自分で作った感じですな。
ぜひ、情報のフローとストックの違いを意識して情報管理を試してみてください！
こちらが今回のテンプレートです。（お好きなサイトで！ものは同じです。お茶代程度にいただけると嬉しい！）
自分で作るのがめんどい、という人に活用いただければ幸いです。
